6 vantagens de terceirizar a folha de pagamento

A folha de pagamento é um dos processos de RH mais complexos de gerenciar. Ela envolve muitos registros, cálculos e relatórios — não exatamente seu candidato ideal para a terceirização.

Em teoria, é arriscado terceirizar qualquer processo de RH. Na prática, porém, há muitos benefícios em contratar um fornecedor profissional de serviços de folha de pagamento. Quando você terceiriza sua folha de pagamento, você libera seu tempo e recursos para coisas mais importantes.

Aqui estão algumas razões pelas quais você deve considerar a terceirização de sua folha de pagamento. Confira abaixo!

• Para economizar tempo e recursos em tarefas de RH

A principal vantagem de terceirizar sua folha de pagamento é que você economiza tempo e recursos que de outra forma teria gasto gerenciando seu processo de folha de pagamento internamente.

Desse modo, você pode usar esses recursos economizados para tarefas mais importantes de RH, se concentrando em seu negócio principal, tendo mais tempo para se concentrar no desenvolvimento da equipe e obter mais tempo para se concentrar na retenção dos funcionários. Isto é extremamente importante se você for uma empresa em crescimento.

Provavelmente você não quer congelar as contratações até que consiga calcular a folha de pagamento. Se está terceirizando a folha, pode continuar promovendo o crescimento de seu negócio contratando novos talentos, e não tendo que se preocupar com a folha de pagamento.

Você pode não ter o orçamento para um profissional desta categoria, mas ainda está considerando terceirizar sua folha de pagamento? Nesse caso, ainda pode terceirizar tarefas individuais relacionadas à folha — como o cálculo de impostos sobre ela.

• Para cumprir prazos de folha de pagamento que se aproximam rapidamente

Quando você terceiriza sua folha de pagamento, o prestador de serviços se torna responsável pelo cumprimento de todos os requisitos legais e regulamentares. Você mesmo não terá que se preocupar em chegar a esses números.

Em contrapartida, os prazos para o relatório da folha de pagamento são muito apertados. Alguns fornecedores podem fazer a folha, disponibilizando um tempo maior para que você consiga se concentrar em seu negócio principal.

Dessa forma, você ficará menos estressado com os prazos de relatórios da folha de funcionários e poderá dedicar sua energia a outras atividades de sua empresa, tão importantes quanto.

• Para atender às exigências legais

Ao terceirizar sua folha de pagamento, você está basicamente contratando uma equipe de especialistas que são altamente qualificados no processo de distribuição do ordenado de seus funcionários.

Assim sendo, a contratação de um prestador de serviços o ajudará a cumprir todos os requisitos legais para seus funcionários. Você pode ter colaboradores que são mal remunerados, pagos em excesso ou não pagos de forma alguma, pelo simples motivo de não estar cumprindo as leis da folha de pagamento.

Em contrapartida, a terceirização de sua folha de pagamento o ajudará a evitar estas questões legais. Você pode pensar que tem todos os conhecimentos e habilidades para lidar com os proventos, principalmente por ter feito esse procedimento por anos. Porém, não caia na cilada de pensar que, por conta disso, todos os problemas estão resolvidos.

Quando se trata de exigências legais, você pode não estar no caminho certo. Não há como garantir que esteja fazendo tudo corretamente, a menos que tenha larga experiência em folha de pagamento.

Dessa maneira, se lida com o pagamento de salários por conta própria, há um risco grande de que você possa estar em desacordo com as leis estipuladas para esse propósito.

Se estiver terceirizando a folha de pagamento, você pode evitar esses problemas. Por isso, é importante pesquisar e contratar profissionais especializados nesse ramo, não apenas para desafogar as suas obrigações, mas também para colocar em ordem os proventos de seus funcionários, evitando processos trabalhistas num futuro próximo.

• Contratar um prestador de serviços é mais seguro do que usar o Excel para folha de pagamento

O Excel é ótimo para muitas coisas, mas definitivamente não é adequado para o processo de folha de pagamento, principalmente por este ser um processo muito complexo, que envolve muitos cálculos.

A maioria das empresas que utilizam apenas o Excel para realizar os cálculos de folha de pagamento enfrentam alguns problemas, entre eles os erros de entrada de dados nas planilhas, devido à desatenção ou excesso de trabalho.

Por isso, a contratação de um fornecedor de serviços de folha de pagamento é a opção mais segura para evitar erros de entrada de dados, cálculos incorretos e uma incapacidade de fazer alterações na planilha.

• Para descobrir quais funcionários estão trabalhando corretamente

Muitos prestadores de serviços de folha de pagamento oferecem serviços de manutenção de tempo. Você pode usar seu software de proventos para registrar as horas trabalhadas por seus funcionários.

Desta forma, você saberá exatamente quais colaboradores estão trabalhando corretamente, e quais estão preenchendo a folha de horas, sem exercer corretamente as suas funções, proporcionando uma visão mais completa do desempenho de sua companhia.

Isso é importante por um par de razões. Primeiro, você pode usar esses dados para administrar aumentos salariais e promoções. Também pode ter uma ideia melhor sobre quais funcionários são os mais produtivos e quais precisam ser promovidos.

Em segundo lugar, estes dados podem ajudá-lo a descobrir quais colaboradores estão realmente trabalhando para obter melhores resultados para sua empresa. O software de manutenção de tempo pode lhe dar uma ideia precisa sobre quem realmente está comprometido com o exercício de suas funções.

• Vantagens de terceirizar a folha de pagamento

Em resumo, a principal vantagem de terceirizar sua folha de pagamento é que ela libera seu tempo e recursos para tarefas mais importantes de RH.

Também é possível utilizar os dados coletados por um fornecedor de serviços para administrar aumentos salariais e promoções, e para descobrir quais funcionários estão realmente trabalhando de forma correta.

Quando você terceiriza a folha de pagamento, o prestador de serviços torna-se responsável pelo cumprimento de todos os requisitos legais e regulamentares. Assim sendo, a contratação desse tipo de profissional surge como a opção mais segura para evitar erros de entrada de dados, cálculos incorretos e uma incapacidade de fazer alterações na planilha de cálculo.

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