Falha na rotina contábil? Saiba o que fazer

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Toda pessoa que está à frente de uma empresa, sabe que são muitos os afazeres e compromissos diários. Com isso, ainda que não seja pra ser normalizado, é comum que haja contratempos e erros em diversos setores, inclusive falhas na rotina contábil.

Além da preocupação em entregar um bom produto ou serviço final, os responsáveis por um negócio devem se atentar em cumprir toda a legislação exigida, registrar todos os seus processos, arcar com seus compromissos na data correta, entre outras responsabilidades.

Para evitar esses problemas, o ideal é que a empresa estruture cada vez melhor seus procedimentos e compromissos para que os erros venham a ser uma rara exceção, e não algo comum do cotidiano.

Nesse artigo, focaremos na área da contabilidade, e traremos as mais recorrentes falhas na rotina contábil, para que você saiba o que fazer e como evitá-las, confira!

Os compromissos contábeis de um negócio

A rotina contábil dentro de uma empresa é bem volumosa e por isso, tem que ser bem organizada para evitar contratempos.

São muitas as responsabilidades referentes aos procedimentos, às atividades, aos clientes, aos fornecedores e ao governo que precisam ser geridas rotineiramente e isso faz com que o risco de falhas seja alto.

Além desses compromissos, o empresário tem que garantir que o processo e a oferta do seu negócio vão bem constantemente, para que as metas determinadas sejam alcançadas e os objetivos traçados sejam atingidos, já que o grande intuito de uma empresa é prosperar e se desenvolver.

Diante de tudo isso, organizar e administrar todos os processos empresariais não é uma tarefa fácil, principalmente no que diz respeito ao gerenciamento contábil e financeiro do negócio.

Uma simples falha por falta de organização e estruturação dos compromissos contábeis, pode resultar num problema fiscal, numa divergência com clientes e fornecedores, e até mesmo num prejuízo econômico, o que pode acarretar um dano significativo para a empresa.

Falhas na rotina contábil

A seguir, mostraremos quais são as mais recorrentes falhas na rotina contábil, e o que fazer para evitá-las!

Não contar com o auxílio de um eficiente contador

Contar com um bom contador na equipe é algo fundamental para a saúde de uma empresa. Às vezes, procura-se poupar no quadro de funcionários não contratando um profissional desse ramo, o que é um tiro no pé para o sucesso da empresa.

É comum que o gestor de um negócio avoque para si as funções contábeis, porém, isso é um grande erro, pois esse indivíduo não possui o conhecimento necessário para conduzir esse setor, além de ter várias outras tarefas ao seu encargo, o que facilmente pode fazer com que alguma obrigação passe despercebido.

Contratar desde o início um bom profissional, ou até mesmo uma equipe de contabilidade, é assegurar o sucesso do negócio no futuro, já que esses profissionais contam com o conhecimento necessário, bem como experiência, para gerir esse setor, além de essas serem suas principais funções, o que permite que eles voltem sua atenção totalmente para elas.

Negligenciar a organização contábil e tributária

Se você possui um negócio e tem obrigações contábeis e tributárias a cumprir, não pode negligenciar sua organização e planejamento tributário, ainda mais estando no Brasil, que possui um alto volume de tributos.

Essa organização tributária será fundamental para que sua empresa esteja em dia com as responsabilidades contábeis e tributárias, e vai permitir que os pagamentos sejam feitos no prazo correto e conforme a legislação exige.

O gestor de uma empresa que negligencia esse ponto, prejudica o orçamento do seu negócio, pois acaba se atrapalhando nos compromissos, fazendo com que tenha que pagar e gastar mais do que o necessário e ainda tendo um mal procedimento frente ao fisco.

Portanto, a única maneira de evitar esse tipo de problema, é fazendo a devida organização e planejamento contábil e tributária da empresa.

Permitir que os lançamentos e conciliações se acumulem

Apesar de ser uma tarefa essencial, é normal que esse erro seja cometido. Os lançamentos e as conciliações precisam estar devidamente lançados e atualizados, para que a partir deles, as tomadas de decisão sejam assertivas e não gere prejuízos a empresa.

Caso esses procedimentos não sejam feitos, ou sejam feitos de maneira errada, todo demonstrativo ou relatório que forem feitos a partir dessas informações não estarão condizentes com a situação da empresa.

É preciso que essas tarefas sejam feitas rotineiramente, para evitar que itens passem despercebidos para que a empresa tenha confiabilidade no mercado.

Não realizar a emissão das notas fiscais

Ainda que seja um procedimento comum e de cunho obrigatório, capaz de evitar muitos problemas, e que hoje, devido a automação, seja um processo muito mais fácil, as empresas ainda são descuidadas em relação a emissão de notas fiscais, correndo risco de ter problemas com as instituições fiscalizadoras.

O problema não é só não fazer a emissão das notas, mas também fazer a emissão de notas incorretas, com informações erradas, cálculos impróprios em desacordo com a lei, e informes equivocados.

Essas falhas podem acarretar sérios danos para o negócio, fazendo com que a empresa incorra em multas por não obediência a legislação, bem como tenha que pagar mais tributos, além de poder sofrer restrições que limitem o negócio, inclusive sofrer sanções penais, que mancham o nome da empresa.

Logo, a solução para essas questões, é aderir a procedimentos tecnológicos que sejam capazes de realizar a devida emissão das notas fiscais e de regularizar os documentos referentes ao fisco, de acordo com o orienta a legislação, evitando incorrer nesse tipo de problema.

A emissão correta das notas fiscais não apenas evita o transtorno com os órgãos fiscalizadores, mas também permite que a empresa se organize financeiramente.

Não realizar relatórios do setor contábil para orientar a gestão financeira

Os relatórios contábeis são essenciais para a gestão financeira da empresa e funcionam como um norte para esse setor. Esse procedimento permite que o negócio se organize perante suas obrigações e objetivos não somente no tempo presente, mas também faça suas projeções de longo prazo.

É preciso que sejam feitos relatórios referentes aos pedidos feitos, e a situação e gerenciamento do estoque da empresa, análises para as obrigações tributárias, reorganização dos contratos por meio do estudo nas NFes, entre outros.

Muitas das vezes, com os afazeres do dia a dia, o contador não consegue se organizar estrategicamente para estar em dia com as responsabilidades fiscais no tempo correto.

Por isso, é importante que o setor contábil da empresa esteja com suas funções bem distribuídas, para que as atividades rotineiras sejam cumpridas, porém, não deixem de ser feitas as revisões dos contratos, bem como o gerenciamento do estoque, e as projeções futuras, para evitar falhas na rotina contábil da empresa.

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