Como organizar as rotinas contábeis?

Você sabia que os proprietários de pequenas empresas gastam, em média, 200 horas por ano em contabilidade? Essa é quase uma semana de trabalho completa! Com todas as outras coisas que você tem que fazer para manter sua empresa funcionando, é fácil deixar algo tão rotineiro como a contabilidade cair no esquecimento.

Dessa forma, se você não permanecer organizado, pode perder oportunidades de crescimento, sofrer erros caros ou até mesmo arriscar-se a ser auditado pelas autoridades. Para ajudá-lo a lidar com suas tarefas contábeis e economizar tempo a longo prazo, reunimos algumas dicas para organizar suas rotinas de contabilidade. Confira!

Crie uma rotina para suas tarefas mais comuns

As tarefas contábeis podem levar muito tempo, mas algumas delas acontecem com frequência. Você pode ter que lidar com a previsão de fluxo de caixa uma vez por mês, calcular a folha de pagamento de sua equipe uma vez por semana, ou preparar relatórios financeiros a cada duas semanas.

Estas são grandes oportunidades para criar uma rotina, para que você possa se concentrar no trabalho em si, ao invés de gastar tempo tentando lembrar como fazer a tarefa. Por exemplo, se tiver que preparar um relatório financeiro a cada duas semanas, você pode definir um lembrete em seu calendário para não se esquecer.

Quando o lembrete aparecer, você vai saber exatamente o que precisa fazer. As rotinas também podem ajudá-lo a criar um fluxo de trabalho mais consistente. Por exemplo, se a folha de pagamento de sua equipe acontece semanalmente, você pode criar uma tarefa automática recorrente em seu software de gerenciamento de projetos.

Dessa forma, toda semana você terá um lembrete para inserir os dados para a folha de pagamento da semana anterior.

Use software para racionalizar o trabalho mais repetitivo

Por mais úteis que sejam as rotinas, é importante notar que elas só funcionam se você as seguir. Se nunca prestar atenção às tarefas recorrentes em seu calendário, por exemplo, elas não lhe farão muito bem.

Desse modo, para tarefas que acontecem com frequência, é possível aproveitar o software de gerenciamento de projetos para torná-las ainda mais eficientes.

Assim sendo, se você fatura clientes regularmente, pode criar uma tarefa recorrente automatizada em seu software de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a manter-se organizado e no caminho certo.

É possível definir a data de vencimento, adicionar um lembrete e até mesmo personalizar o modelo de e-mail que sua equipe usa ao enviar as faturas. Se fizer a contabilidade manualmente, você pode usar a funcionalidade do software para agilizar seu fluxo de trabalho.

Ao criar subtarefas que correspondam a cada etapa de seu processo de escrituração contábil, como a entrada de recibos ou a entrada de transações, será possível verificar seu progresso num relance e saber exatamente o que lhe resta fazer.

Rastreie tudo em um local central

Quando estiver lidando com muitos documentos diferentes, pode ser fácil perder a noção do que você tem e onde está o que realmente precisa. Isto pode tornar difícil encontrar coisas quando precisa delas, o que pode lhe custar um tempo precioso que poderia ser dedicado a outras tarefas.

Para facilitar a organização, recomendamos que você rastreie tudo em um local central. Uma das melhores maneiras de fazer isso é digitalizando e economizando recibos, contratos e outros documentos importantes.

Dessa maneira, você pode armazenar estes documentos em seu software de gerenciamento de projetos (como Trello), o que facilita encontrar as informações que precisa, quando necessário.

Também facilita o compartilhamento dos documentos com os membros de sua equipe, conforme a necessidade. Seu software de gerenciamento de projetos também pode ser um ótimo lugar para armazenar modelos, notas e outras informações que você acessa regularmente, como suas listas de clientes ou inventário de produtos.

Isto pode tornar mais fácil de encontrar as informações de que precisa, mesmo que você não se lembre onde as salvou. Além disso, pode ajudar a reduzir os riscos, mantendo as informações sensíveis fora da vista de todos.

Não tenha medo de delegar

A contabilidade é uma grande tarefa a ser delegada, especialmente se você tiver um membro da equipe que possua um bom relacionamento com o lado financeiro. Se sua contabilista, por exemplo, já passou pelo processo antes, ela pode ajudá-lo a preparar relatórios financeiros com mais rapidez e precisão.

Ou, se você tiver um assistente virtual que faça a contabilidade como parte de suas tarefas regulares, ele pode ajudá-lo a manter-se no topo de suas tarefas durante todo o ano, mesmo que você não tenha condições de navegação exigidas para suportar a quantidade de atribuições.

Assim sendo, é indicado também considerar a contratação de um contador em tempo parcial ou integral para ajudá-lo em suas tarefas contábeis, para que você não tenha que fazer tudo sozinho. Isto pode ajudá-lo a evitar burnout e garantir que seu trabalho contábil seja feito de forma eficiente e precisa.

Conclusão

A contabilidade pode ser um trabalho árduo, mas não tem que ser. Com algumas dicas e truques, é fácil manter-se organizado e realizar sua contabilidade corretamente.

Desde a criação de uma rotina para suas tarefas mais comuns, até o uso de software para agilizar seus fluxos de trabalho e rastrear tudo em um local central, é possível aliviar a carga da contabilidade sem perder o contato com seu negócio.

Mas não esqueça que você não tem que fazer estas tarefas sozinho. Delegando trabalho aos membros da equipe, ou contratando um contador em tempo parcial ou integral, é possível liberar seu tempo para se concentrar nas partes de seu negócio que você mais ama.

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