Folha de pagamento: o que é e como calcular?

A folha de pagamento é um elemento fundamental da rotina financeira das empresas, e a má gestão dessa tarefa pode acarretar prejuízos significativos para o negócio.

Embora seja uma operação conhecida de administradores e responsáveis pelos colaboradores contratados, ainda podem existir dúvidas sobre esse tema, especialmente como calcular corretamente as remunerações e reduzir os custos dessa atividade.

Por esse motivo, vale a pena conhecer em detalhes sobre esse documento, e entender as estratégias que permitem realizar os cálculos da folha de pagamento, mas sem comprometer a empresa.

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento de controle que apresenta os dados contábeis utilizados para calcular a remuneração de um funcionário dentro de determinado período.

Também conhecido como contracheque ou holerite, essa descrição permite que a empresa acerte o salário do colaborador de forma legal, com todos os detalhes sobre a sua atuação, geralmente no intervalo de um mês.

Entre as principais informações que constam neste documento, destacam-se:

• salário bruto e líquido;
• dados sobre o funcionário, como PIS;
• descrição dos vencimentos;
• horas extras;
• descontos.

Todos os dados utilizados para calcular a remuneração do colaborador devem constar na folha de pagamento. Inclusive, a elaboração dessa folha é uma obrigação legal de todas as empresas que possuem colaboradores contratados em regime CLT.

Embora seja um documento feito, normalmente, pelos Recursos Humanos, é indicado que essa atividade seja desenvolvida por um colaborador especializado em legislação trabalhista da área de recursos humanos, com experiência em matemática contábil.

Isso porque erros e inconsistências nesse documento podem levar a processos judiciais e ações trabalhistas, que geram prejuízos consideráveis para a empresa.

Para que serve a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que possui todos os detalhes responsáveis por compor o salário do funcionário. Logo, ela serve para ser uma espécie de “guia” sobre todos os recebíveis e possíveis descontos a serem realizados em sua remuneração.

Essa descrição não apenas permite que o colaborador entenda mais sobre os cálculos realizados sobre a sua remuneração, como também é usado para garantir transparência no processo de cálculo salarial.

Além disso, existem vencimentos e descontos que não são controlados, ou mesmo de conhecimento, do funcionário, como:

• adicionais noturnos;
• comissões e bonificações;
• horas extras;
• faltas e atrasos;
• contribuição com o FGTS.

Nesse caso, a folha de pagamento é uma forma de esclarecer essas informações para o empregado realizar o devido acompanhamento, entendendo como a sua remuneração é calculada.

Como calcular a folha de pagamento?

Nas empresas, a folha de pagamento é formada pela soma de todos os registros financeiros do colaborador dentro de determinado período.

Além disso, também deve incluir todos os tipos de benefícios e descontos que possam abranger a base salarial, e impostos que incidem sobre a companhia.

Por conta do número de componentes que fazem parte deste documento, é importante saber quais as principais etapas do seu cálculo, de modo a evitar falhas substanciais nos resultados.

Confira os passos básicos que devem compor essa apuração:

1. Classificação do funcionário

A classificação do funcionário é feita pela empresa de acordo com a sua categoria de serviço, definida no momento da contratação ou eventual mudança de cargo.

Essa determinação é necessária, principalmente, para verificar a remuneração aplicada no mercado de trabalho, além de tornar o cálculo da folha de pagamento mais simples, conforme sua posição.

Ainda, essa classificação deve ser regulamentada por uma Convenção Coletiva, que define as normas base de cálculo do documento.

2. Análise de horas de trabalho

Em seguida, o cálculo da folha de pagamento deve considerar as horas de trabalho do funcionário. Esse componente não leva em conta somente a jornada convencional, mas também:

• horas extras;
• jornadas adicionais;
• descanso remunerado;
• faltas no mês.

De forma geral, todas as horas trabalhadas e não trabalhadas do colaborador devem ser avaliadas para calcular seu salário.

Além disso, nesta etapa também é recomendável verificar possíveis atestados e descontos de banco de horas, a fim de não cometer erros no pagamento final.

3. Desconto de encargos sociais e Imposto de Renda

Para a empresa, o cálculo da folha de pagamento também deve considerar os descontos de encargos sociais e impostos.

A princípio, é obrigação trabalhista da companhia contabilizar o fundo do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), que assegura os benefícios mensais na aposentadoria do funcionário, além de outros encargos, como a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). 

Em seguida, com base nesse cálculo inicial, ocorre o desconto do Imposto de Renda, de modo que ambos devem ser considerados juntos.

4. Dedução de benefícios legais

Por fim, na folha de pagamento também é necessário incluir os descontos de benefícios que podem ser oferecidos pela empresa, como:

• vale-refeição;
• vale-transporte;
• contribuição sindical.

Dependendo da política da empresa ou do acordo firmado, esses valores podem, ou não, estar incluídos nos descontos do salário líquido.

Contudo, devem fazer parte do documento comprobatório final.

Como utilizar planilha para folha de pagamento?

Uma vez que o cálculo da folha de pagamento é uma atividade consideravelmente complexa, existem tecnologias que facilitam os cálculos, porém é possível realizá-los  também utilizando algumas ferramentas mais simples, como planilhas Excel.

Trata-se de documentos elaborados especificamente para essa função, com campos e até mesmo fórmulas de apuração automática disponibilizadas para os responsáveis.

Por que se deve usar planilhas?

Realizar o cálculo manual e sem apoio da folha de pagamento aumenta as probabilidades de erros na verificação, o que gera consequentes ações trabalhistas e prejuízos para a empresa.

Além disso, ter uma planilha de gestão periódica todos os meses oferece um direcionamento mais claro para a empresa quanto ao controle dos funcionários e eventuais contribuições. 

A longo prazo, essas informações auxiliam a companhia sobre as despesas com colaboradores, ajudando na tomada de decisões quanto à novas contratações ou possíveis reduções de gastos com uma diminuição na equipe.

Com as planilhas, é possível obter relatórios mais completos sobre o cenário financeiro da organização, promovendo um planejamento mais concreto para o futuro ou para atividades como o fechamento contábil anual.

Por fim, vale a pena destacar que o cálculo da folha de pagamento inclui uma série de variáveis que devem ser devidamente destacadas e acompanhadas, o que permite tornar o processo de apuração mais rápido, simples e eficiente.

Como colocar a planilha em prática

Para empresas que desejam utilizar planilhas no cálculo da folha de pagamento, é possível implementar essa ferramenta com softwares especializados, compatíveis com os formatos dos documentos.

Além disso, sistemas de gestão e outras plataformas também oferecem essa possibilidade de forma mais acessível, com implementação automática e integração com outros setores, que permitem alimentar a planilha periodicamente.

Como reduzir custos na folha de pagamento sem demissões?

Finalmente, por meio da folha de pagamento, a empresa poderá identificar custos que estão impactando o seu setor financeiro. Nesse caso, existem algumas alternativas para reduzir essas despesas sem demissões.

Uma das principais alternativas é propor outros meios de compensar as horas trabalhadas sem realizar o pagamento em dinheiro, como a criação de um banco de compensação ou a conversão das horas extras em dias de folga.

Dessa forma, o colaborador tem todos os seus direitos trabalhistas garantidos, enquanto a empresa registra redução nos custos de hora extra.

Além disso, é recomendável investir em um maior controle sobre faltas e atrasos, que proporcionam prejuízos financeiros na produção.

Uma maneira de realizar esse monitoramento é por meio de sistemas de ponto, além de campanhas que incentivem a frequência colaborativa.

Por fim, para realizar todas essas atividades de maneira eficiente, vale a pena considerar, também, a terceirização da folha de pagamento com uma empresa especializada, como a TUPI.

A companhia aproveita soluções personalizadas, com a simplificação de tarefas e processos internos, corrigindo possíveis falhas e prevenindo fraudes contábeis. Por isso, avalie essa alternativa para tornar o cálculo salarial dos seus funcionários mais ágeis, práticos e eficientes.

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